一、为确保研究生会工作规范，有序进行，特此制定本条例。
二、档案管理工作统一由秘书处负责，秘书处对研究生会所有文件进行分类、整理、归档，并及时对各项工作进行总结。
三、研究生会档案分类为:会议记录、成员档案、财务档案、奖惩记录及工作计划、各部门学期活动记录等文件档案，有关档案都将据此分类。
四、研究生会各部门每学期初(开学第一周)应向主席团呈交一份详细的工作计划。学期末，各部门应将本学期工作进行总结。计划、总结要求详尽、完整。上交材料包括电子文档和书面文档。
五、秘书处做好成员信息统计工作。
六、各部门开展大型活动应作详细的活动计划、预算、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等。应认真记录活动开展情况，并及时交至秘书处存档。
七、各部将材料交到秘书处后，由秘书处按部门、类型存档。各部门如需查阅，归还时必须放回原处，并不得有缺损。
八、档案一般不外借，如特别情况需要外借，需经学生会主席团同意，并在秘书处进行登记，按时归还。各类档案是主席团、秘书处对各部门工作表现作综 合评价的重要依据，也是秘书处对学生干部进行考核和评优的依据。
九、本制度解释权在研究生会主席团。
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